Personen, über die Daten bearbeitet werden, müssen nicht nur aktiv vom öffentlichen Organ informiert werden. Sie können auch selbst Auskunft und Zugang zu den Daten verlangen.

Wenn ein öffentliches Organ Daten über eine Person sammelt, dann hat es eine Informationspflicht gegenüber dieser Person. Umgekehrt haben aber auch die betroffenen Personen ein Auskunfts- und Zugangsrecht zu den eigenen Personendaten. Das regelt § 26 des Informations- und Datenschutzgesetzes (IDG). Demnach ist es den betroffenen Personen möglich zu erfahren, ob und welche Daten ein öffentliches Organ über sie bearbeitet.

Das Auskunfts- und Zugangsrecht der betroffenen Person muss vom allgemeinen Informationszugangsrecht (§ 25 IDG) nach dem Öffentlichkeitsprinzip abgegrenzt werden. Beim Öffentlichkeitsprinzip geht es darum, Transparenz in das Verwaltungshandeln bzw. in das Handeln der öffentlichen Organe zu bringen. Im Wesentlichen geht es dabei darum, dass das Handeln der öffentlichen Organe nachvollziehbar und kontrollierbar wird. Das allgemeine Informationszugangsrecht steht allen Personen zu, man spricht dabei auch von einem Jedermanns-Anspruch.

Das Auskunfts- und Zugangsrecht zu den eigenen Personendaten nach § 26 IDG steht dagegen nur der betroffenen Person zu. Sie hat – als Ausfluss des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung – das Recht zu wissen, welche Daten über sie bearbeitet werden, und das Recht auf Zugang zu diesen sie betreffenden Daten.
Weitere Voraussetzungen knüpft das Gesetz nicht an das Recht auf Zugang zu den eigenen Personendaten. Insbesondere muss die auskunftersuchende Person keinen Grund angeben, weshalb sie Auskunft erfragt. Das Auskunftsgesuch ist auch nicht an eine Form gebunden, man kann schriftlich oder mündlich um Auskunft bitten. Zudem darf das öffentliche Organ keine Gebühr für die Auskunft erheben, auch nicht bei einem aufwändigen Verfahren.

Damit das öffentliche Organ überhaupt weiss, wo es Daten über die gesuchstellende Person suchen soll, sollte die Person möglichst genau angeben, welche Daten sie beim öffentlichen Organ sucht oder vermutet. Das Gesetz spricht davon, dass die gewünschte Information «hinreichend genau zu bezeichnen ist» (§ 31 IDG).

Ein Beispiel: Wenn eine kantonale Dienststelle mit sechs Unterabteilungen, die je unterschiedliche gesetzliche Aufgaben zu erfüllen haben, Papierformulare der letzten zehn Jahre chronologisch in Ordnern abgelegt hat, gestaltet sich die Suche nach Daten einer gesuchstellenden Person schwierig. Die Suche erfolgt schneller und zuverlässiger, wenn die gesuchstellende Person angibt, dass sie sich vor vier Jahren mit einem Anliegen an eine bestimmte Abteilung gewandt hat. Noch einfacher wird es, wenn elektronische Systeme eine Suche nach Namen ermöglichen.

Da das Recht auf Zugang zu den eigenen Personendaten nur der betroffenen Person zusteht, muss sich das öffentliche Organ zunächst über die Identität der gesuchstellenden Person vergewissern. Dazu darf es einen Ausweis (Pass, Identitätskarte, Führerschein) verlangen, wenn die Identität nicht zweifelsfrei feststeht. In diesem Fall darf das öffentliche Organ die Ausweiskopie auch zu den Akten nehmen, damit es sich bei einem allfälligen späteren Vorwurf, es hätte die Daten an eine unberechtigte Drittperson herausgegeben, wehren kann.

Nach der erfolgten Identitätskontrolle erteilt das öffentliche Organ der gesuchstellenden Person die Auskunft, ob Daten über sie in seinem Informationsbestand vorhanden sind oder nicht. Wenn ja, dann hat die betroffene Person Anspruch auf Zugang zu diesen Daten. Allerdings ist vor der Zugangsgewährung zu prüfen, ob der Zugang nach § 29 IDG eingeschränkt, verweigert oder aufgeschoben werden muss.

In welchen Fällen kann der Zugang zu den eigenen Personendaten verwehrt werden?

Erstens könnte grundsätzlich eine gesetzliche Geheimhaltungspflicht die Herausgabe verbieten (§ 29 Abs. 1 IDG), wobei aktuell keine gesetzliche Schweigepflicht bekannt ist, die es von vornherein verbietet, der betroffenen Person offenzulegen, welche Daten über sie bearbeitet werden.

Denkbar ist zweitens, dass aus überwiegenden öffentlichen Interessen die Offenlegung verweigert oder aufgeschoben werden muss (§ 29 Abs. 2 IDG). Eine Aufsichtsbehörde muss unter Umständen Informationen vorläufig noch zurückhalten, damit ihre Untersuchung nicht vereitelt wird.

Drittens hat die gesuchstellende Person nur Anspruch auf Daten über sich selbst. Bei Dokumenten, in denen mehrere Personen erfasst sind, müssen die Daten der anderen Personen von der Bekanntgabe z. B. durch Schwärzung ausgeschlossen werden.
Daten zu einer Person können aber auch einen Bezug zu anderen Personen aufweisen. Wenn beispielsweise Helen Müller etwas über Peter Huber erzählt, dann beziehen sich die Daten sowohl auf Peter Huber als auch auf Helen Müller: Was hat sie erzählt? In welcher Form? Mit welchem Grund? Wenn Peter Huber jetzt Zugang zu seinen Personendaten will, ist abzuwägen, ob die Quelle der Information (Helen Müller) auch genannt werden darf oder ob private (Geheimhaltungs-)Interessen von Helen Müller gegenüber dem Zugangsinteresse von Peter Huber überwiegen (§ 29 Abs. 3 IDG), etwa weil er bekannt dafür ist, dass er Informanten nachher verfolgt und bedroht .

Liegt mindestens einer dieser drei Einschränkungsgründe vor, muss das öffentliche Organ die Auskunft ganz oder teilweise verweigern, einschränken oder aufschieben.

Wenn nichts gegen die Auskunft an die gesuchstellende Person spricht, gewährt das öffentliche Organ den Zugang ohne Weiteres. Tut es dies nicht, muss es die vollständige oder teilweise Ablehnung des Zugangs begründen und die gesuchstellende Person darauf hinweisen, dass sie eine Verfügung über die Ablehnung verlangen kann. Diese Verfügung kann dann wiederum auf dem Rechtsweg angefochten werden.

Die Zugangsgewährung kann auf zwei Weisen erfolgen. Das öffentliche Organ händigt der betroffenen Person die Informationen schriftlich in Form von Kopien oder auf einem Datenträger aus oder es teilt die Informationen der betroffenen Person – aber nur mit ihrem Einverständnis – mündlich mit bzw. gewährt ihr vor Ort Einsicht.