In diesem Step finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Handout professionell gestalten.

Die folgende Anleitung deckt sich weitgehend mit der Video-Anleitung aus dem vorigen Step. Sie ist vor allem für diejenigen gedacht, die lieber einer schriftlichen Anleitung folgen möchten. Zudem ist sie vereinzelt ausführlicher und vertieft einzelne Punkte aus dem Video.

Auch diesem Step ist eine Vorlage angehängt, die Sie herunterladen und nach Ihren Vorlieben anpassen können. Das erspart Ihnen einige Schritte. Falls Sie Ihr Handout dennoch von Grund auf selbst gestalten möchten, führt Sie die folgende Anleitung Schritt für Schritt durch den Prozess.

1. Dokumentformat

Für ein Handout brauchen Sie das Format A4 – die ideale Grösse zum Ausdrucken. Dieses Format bietet genügend Platz für Ihre Inhalte und ermöglicht es den Lesenden, bei Bedarf Notizen hinzuzufügen.

2. Schriften wählen

Bei den Schriften haben Sie gestalterisch zwei geeignete Möglichkeiten: (I) Sie können alles in einer Schrift setzen. Das sorgt für eine ruhige Wirkung. (II) Alternativ können Sie zwei Schriften wählen – eine für die Titel und eine zweite für alle anderen Texte. Wichtig ist: Die Schrift sollte schlicht und gut lesbar sein. Ausserdem sollte sie in verschiedenen Schriftschnitten verfügbar sein, also z. B. Normal, Fett, Kursiv, Black usw. In unserem angehängten Beispiel verwenden wir Arial, die auf allen Geräten verfügbar ist und der Corporate Identity (CI) der Universität Basel entspricht.

Auch der Zeilenabstand trägt wesentlich zur Lesbarkeit bei. Von den gängigen Voreinstellungen wählen Sie unter «Start» > «Zeilenabstand» die Option «1.15» oder definieren Sie den Abstand präziser über «Zeilenabstandsoptionen» > «Zeilenabstand» unter «genau» und tragen Sie einen Wert ein (z. B. 14 pt).

Tipp: Setzen Sie einen Abschnitt in der entsprechenden Schrift in verschiedenen Textgrössen und mit unterschiedlichen Zeilenabständen, drucken Sie diese Beispiele aus und überprüfen Sie die Lesbarkeit. Sie können dazu einen Blindtext verwenden oder einen Ausschnitt aus Ihrem Textmaterial.

3. Schrifthierarchie festlegen

Die Schrifthierarchie macht die verschiedenen Funktionen von Text in Ihrem Handout sichtbar und verdeutlicht die Struktur. Die Textarten sollten sich auch visuell durch unterschiedliche Schriftgrössen unterscheiden. Legen Sie dafür zuerst die Grösse des Fliesstextes fest und bestimmen Sie davon ausgehend die weiteren Schriftgrössen. Je nach Inhalt braucht es mehr oder weniger verschiedene Grössen für die verschiedenen Textgefässe. Grundsätzlich gilt aber: Weniger ist mehr!

In unserem Beispiel verwenden wir die folgenden Einstellungen:

Sie können auch mit den vordefinierten Formatvorlagen für die Textgefässe arbeiten, sie übernehmen, anpassen oder neue definieren. Dazu gehen Sie auf «Start» > «Formatvorlagen». Wählen Sie eine benutzte Formatvorlage aus der Liste und klicken Sie auf «Formatvorlage ändern». Unter «Format» > «Absatz» können Sie die Abstände einstellen.

Sie können Ihre Formatvorlagen auch gestalten, indem Sie unsere Vorlage verwenden. Wählen Sie im Dokument das Textgefäss an, das Sie ändern möchten. Klicken Sie auf «Formatvorlage ändern» und nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor.

Um die Zusammengehörigkeit deutlich zu machen, werden Zwischentitel näher zum folgenden Text gesetzt. Der Abstand davor ist etwas grösser als der Abstand danach. Das zeigt visuell, dass der Titel zum nachfolgenden Text gehört.

Wichtig für die Lesbarkeit ist auch die Ausrichtung des Textes. Blocksatz erzeugt bei kurzen Textabschnitten durch grosse Lücken oft ein unruhiges und löcheriges Gesamtbild. Daher empfehlen wir den linksbündigen Flattersatz.

4. Farben einsetzen

Wählen Sie für Ihr Poster ein oder zwei Hauptfarben und eine Akzentfarbe. Achten Sie darauf, dass die Farben zum Inhalt passen und harmonieren.

• Schriftfarbe: gut lesbar, z. B. schwarz
• Hauptfarbe etwas zurückhaltender, z. B. grün/mint gemäss Uni-CI
• Akzentfarbe: hervorstechender, z. B. rot gemäss Uni-CI

Mit verschiedenen Helligkeitsstufen können Sie bei Bedarf ein grösseres Spektrum erreichen.

Um Text oder Objekte einzufärben, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• Text: Markieren Sie den entsprechenden Text und wählen Sie die Farbe über die Menüleiste oben.
• Objekt: Wählen Sie das Objekt an, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie «Form formatieren» > «Füllung» > «Farbe» > wählen Sie eine Farbe oder generieren Sie unter «weitere Farben» eine neue.
• In den vordefinierten Formatvorlagen können Sie ebenfalls Farben festlegen.

5. Gestaltungsraster und Layout definieren

Ein Handout sollte Platz für Notizen bieten. Dafür müssen Sie zunächst in einem Raster die Seitenränder definieren:

1. Gehen Sie zu «Layout» > «Seitenränder» > «Benutzerdefinierte Seitenränder».
2. Wählen Sie rechts einen deutlich breiteren Rand als links, um Platz für Notizen zu schaffen.

Um zu sehen, wie das Textfeld wirkt, können Sie unter «Ansicht» die «Gitternetzlinien» einblenden. Für den Text verwenden Sie in der Regel eine Spalte (über «Layout» > «Spalten» > «Eine»). In unserem Beispiel werden die Bildelemente in einer halbierten Spalte platziert.

Legen Sie auch die Position der Kopf- respektive Fusszeile fest:

• Setzen Sie vorzugsweise bereits etwas Text, um die Einstellungen vorzunehmen.
• Die Höhe ist mit den Einstellungen der Seitenränder verknüpft. Die Position stellen Sie ein, indem Sie im Dokument mit einem Doppelklick in die Fusszeile bzw. Kopfzeile klicken und dann in der Kopfleiste die Position definieren.
• Auch Schrift und Schriftgrösse können Sie hier definieren oder die vordefinierten Formatvorlagen nutzen.

Um die Seitenzahlen einzublenden und zu formatieren, gehen Sie so vor:

• Doppelklick in die Fusszeile
• «Seitenzahl» in der Menüleiste anwählen
• Position definieren und ggf. formatieren

6. Umgang mit Bildelementen

Wenn Sie Bilder einfügen möchten, gehen Sie zu «Einfügen» > «Bilder» > «Bild aus Datei». Richten Sie Bildelemente am Raster des Textes aus. Als Hilfe zum Platzieren und Ausrichten können Sie unter «Ansicht» die «Gitternetzlinien» einblenden.

Wichtig: Bilder nicht verzerren! Ziehen Sie beim Skalieren immer an den Ecken, nicht an den Seiten, um die Proportionen beizubehalten. Vergrössern Sie Bilder nicht mehr als 120 % der Originalgrösse, um die Qualität zu erhalten. Um die Proportionen zu überprüfen, gehen Sie so vor:

1. Bild anwählen
2. Rechtsklick > «Grösse und Position»
3. Unter «Skalierung» den Wert überprüfen (ideal: 100 % oder weniger)
4. «Überlappung zulassen» nicht anwählen

Passen Sie den Textumbruch an, damit der Text das Bild umfliesst. Die Einstellungen dafür finden Sie unter Rechtsklick auf das Bild > «Grösse und Position» > Textumbruch. Wählen Sie dort z. B. als Umbruchart «Quadrat» und beim Zeilenumbruch «Nur links». Passen Sie auch den Abstand zwischen Text und Bild an, um ein harmonisches Layout zu schaffen.

Beachten Sie unbedingt das Copyright der verwendeten Bilder und fügen Sie bei Bedarf entsprechende Bildnachweise in der Fusszeile ein.

Verwenden Sie in Diagrammen und ähnlichen Grafiken dieselben Farben und Schriften (und Grössen), die Sie bereits für den Text definiert haben, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.

7. Generelle Layout-Tipps

Was gehört zusammen?
Inhalte mit ähnlicher Funktion sollten optisch gleich gestaltet werden. Was zusammengehört, sollte visuell näher beieinander stehen. Der Titel sollte näher beim zugehörigen Textabschnitt stehen als beim Abschnitt, der ihm vorangeht. Wenn Sie nachträglich die Schriftgrösse anpassen, dann immer einheitlich für die jeweilige Texthierarchie innerhalb des gesamten Handouts. Ein Beispiel: Verkleinern Sie nicht nur einzelne Zwischentitel – das wirkt inkonsistent. Verkleinern Sie stattdessen alle Zwischentitel.

Konsistenz in der Gestaltung
Welcher Inhalt hat welche Funktion? Gleiche Funktion bedeutet gleiche Gestaltung/Schrift! Schriftgrössen können bei Bedarf angepasst werden, aber immer für alle Abschnitte/Gefässe der entsprechenden Hierarchie. Ändern Sie nicht nur eine Legende marginal kleiner, das wirkt fehlerhaft. Wenn Sie Änderungen vornehmen (z.B. alle Zwischentitel von 10 pt auf 12 pt), tun Sie dies konsistent.

Weniger ist mehr
Überfüllen Sie die Seite nicht! Ein durchdachtes Handout strukturiert Ihre Inhalte klar und unterstützt die Lesenden beim Verstehen.

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