In diesem Step finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine PowerPoint-Präsentation professionell gestalten.

Die folgende Anleitung deckt sich weitgehend mit der Video-Anleitung aus dem vorigen Step. Sie ist vor allem für diejenigen gedacht, die lieber einer schriftlichen Anleitung folgen möchten. Zudem ist sie vereinzelt ausführlicher und vertieft einzelne Punkte aus dem Video.

Auch diesem Step sind Vorlagen angehängt, die Sie herunterladen und nach Ihren Vorlieben anpassen können. Das erspart Ihnen einige Schritte. Falls Sie Ihre Slides dennoch von Grund auf selbst gestalten möchten, führt Sie die folgende Anleitung Schritt für Schritt durch den Prozess.

1. Format

Das richtige Format ist die Grundlage jeder Präsentation. Wir empfehlen eine Foliengrösse von 33,87 cm × 19,05 cm, was einem Seitenverhältnis von 16:9 entspricht. Dieses Format eignet sich besonders gut für Beamer- und Bildschirmpräsentationen. Tipp: Falls Ihre Universität bzw. Organisation bereits eine PowerPoint-Vorlage bereitstellt, arbeiten Sie damit. So sparen Sie Zeit und halten das Design mit wenig Aufwand konsistent.

2. Schriftarten und -Grössen

Wählen Sie eine erste Schrift für Haupttitel und eine zweite für Fliesstexte. Achten Sie darauf, dass Ihre gewählten Schriften unterschiedliche Schriftschnitte bieten (Normal, Fett, Kursiv), damit Sie genug gestalterischen Spielraum haben. Der Corporate Identity (CI) der Universität Basel entsprechen diese zwei Schriftarten, die wir auch in unseren Beispielen verwenden:

• Georgia für Haupttitel
• Arial für den restlichen Text

Experimentieren Sie mit verschiedenen Schriftgrössen, um Wirkung und Lesbarkeit zu überprüfen.

Legen Sie als nächstes die Schrifthierarchie fest: Welche Texttypen und Schriftgrössen brauchen Sie? Weniger ist hier mehr! Beginnen Sie mit dem Fliesstext und bauen Sie die anderen Grössen darauf auf. Unterschiede zwischen kleinen Schriftgrössen sollten mindestens 2 Punkte betragen, grössere Grössen – wie Titel – sollten sich deutlich abheben. In unseren Beispielen verwenden wir die folgenden Werte:

3. Zeilenabstand & Textformatierung

Wichtig für die Lesbarkeit ist auch der Zeilenabstand. Testen Sie verschiedene Werte, die Sie unter «Zeilenabstandsoptionen» einstellen können. Nutzen Sie «Genau» um präzise Werte anzugeben.

Auch die Ausrichtung des Textes beeinflusst die Lesbarkeit massgeblich. Blocksatz erzeugt bei kurzen Textabschnitten grosse Lücken und dadurch ein unruhiges und löchriges Gesamtbild. Daher empfehlen wir den linksbündigen Flattersatz. Bei fetten Schriften kann ein leicht erhöhter Buchstabenabstand die Lesbarkeit verbessern.

4. Farben

Wählen Sie eine oder zwei Hauptfarben und eine Akzentfarbe für Ihre Slides.

• Die Schriftfarbe sollte gut lesbar sein. Deshalb verwenden wir hier Schwarz für die Titel und Dunkelgrau für Fliessstexte.
• Die Hauptfarbe sollte eher zurückhaltend sein, wie etwa das Mint gemäss CI der Universität Basel.
• Die Akzentfarbe darf hervorstechen, wie etwa das leuchtende Rot aus dem CI der Universität Basel. Diese Farben können Sie auch in Abstufungen einsetzen, etwa für Diagramme oder Farbhintergründe.

Farbskala unserer Beispielslides

Sie können Texte oder Objekte jeweils mit einem einfachen Handgriff einfärben.

• Text: Markieren Sie den entsprechenden Text und wählen Sie die Farbe über die Menüleiste oben.
• Objekt: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, gehen Sie dann auf «Form formatieren» und wählen Sie dort die gewünschte Farbe.

5. Gestaltungsraster

Ein Gestaltungsraster hilft dabei, Ihre Folien strukturiert zu halten. Arbeiten Sie am besten mit Führungslinien. Damit Sie diese Linien sehen können, setzen Sie im Menü unter «Ansicht» und «Führungslinien» ein Häkchen.

Zudem empfehlen wir Ihnen, das Raster im sogenannten Folienmaster anzulegen. Wählen Sie dafür (im Hauptmenu) unter «Ansicht» und «Master» den Folienmaster. Was Sie in diesem Modus gestalten, bleibt im weiteren Gestaltungsverlauf fixiert und kann nicht versehentlich verschoben oder verändert werden. (Auch feststehende Elemente wie etwa das Uni-Logo lassen sich im Folienmaster gestalterisch fixieren.)

Seitenränder und Rasterlinien können Sie im Folienmaster ganz einfach platzieren: Klicken Sie mit gedrückter Alt-Taste (bzw. bei Mac option) auf eine bestehende Führungslinie, um sie zu duplizieren, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Stelle. Eine neue Führungslinie erstellen Sie mit Rechtsklick. Alternativ können Sie auch im Dokument mit der rechten Maustaste klicken und dann unter «Führungslinien» eine neue erstellen. Um eine bestehende Führungslinie zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie «löschen»
Sie können die Seite mit dem Raster halbieren, dritteln oder vierteln. Ein konsistentes Raster sorgt dafür, dass Ihre Inhalte klar gegliedert werden. Es bietet aber auch Spielraum dafür an, die Inhalte unterschiedlich anzuordnen. Beachten Sie, dass die Seitenränder breiter sein sollten als die Spaltenabstände.

Falls Sie bislang Blindtext verwendet haben, können Sie nun Ihre vorbereiteten Inhalte in das fertige Design einfügen.

6. Bilder und Grafiken

Platzieren Sie Bilder innerhalb des Rasters. Die Spalten geben vor, wie breit Ihr Bild maximal sein kann. Die Bildhöhe ergibt sich proportional aus der Breite. Achten Sie darauf, die Originalproportionen beizubehalten, um Verzerrungen zu vermeiden. Indem Sie die Shift-Taste beim Skalieren gedrückt halten, wird die Bildgrösse automatisch mit den Originalproportionen angepasst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie «Zuschneiden», um Bilder anzupassen. Vergrössern Sie die Bilder nicht zu sehr. Die Auflösung sollte mindestens 72 dpi betragen.

Verwenden Sie in Diagrammen und ähnlichen Grafiken dieselben Schriften und Farben wie beim Poster selbst. Dadurch entsteht ein harmonisches Gesamtbild.

Beachten Sie unbedingt das Copyright der verwendeten Bilder und geben Sie bei Bedarf die Quellen Ihrer Bilder an.

7. Generelle Layout-Tipps

Halten Sie sich ans Raster
Ein klares Raster vermittelt Ordnung und Ruhe. Es erleichtert die Hierarchisierung der Inhalte auf Ihren Slides: Wo sind die Kernaussagen, wo sind die Erklärungen?

Was gehört zusammen?
Inhalte mit ähnlicher Funktion sollten optisch gleich gestaltet werden. Was zusammengehört, sollte visuell näher beieinander stehen. Der Titel sollte näher beim zugehörigen Textabschnitt stehen als beim Abschnitt, der ihm vorangeht. Wenn Sie nachträglich die Schriftgrösse anpassen, dann immer einheitlich für die jeweilige Texthierarchie innerhalb der gesamten Powerpoint-Präsentation. Ein Beispiel: Verkleinern Sie nicht nur einzelne Zwischentitel – das wirkt inkonsistent. Verkleinern Sie stattdessen alle Zwischentitel.

Kurz fassen!
Denken Sie daran: Weniger ist mehr. Überladen Sie Ihre Slides nicht, sondern verteilen Sie die Inhalte lieber auf mehrere Slides. Wenn Ihre Präsentation lang ist, kann es sinnvoll sein, sie in mehrere Kapitel zu unterteilen.

Mit diesen Grundlagen gestalten Sie klare, strukturierte und professionelle PowerPoint-Slides. Nutzen Sie das vorhandene Raster und testen Sie verschiedene Einstellungen, um Ihre Präsentation optimal auf Ihre Inhalte abzustimmen.

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