Zwischen Seminaren, Vorlesungen, Referatsvorbereitungen, Nebenjobs und Freizeit ist es oft schwierig, sich die Zeit einzuteilen. Dafür gibt es einige Strategien.

Oft scheint es, als ob für das Schreiben einer Seminararbeit die ganze Zeit der Welt zur Verfügung stünde: Ihr Abgabetermin ist erst nach den Ferien oder am Semesterschluss. Dann zeigt sich, dass Recherche und Schreibarbeit mehr Zeit benötigen, als ursprünglich gedacht. Und es können Ereignisse eintreten, die wir nicht beeinflussen können – zum Beispiel eine Erkrankung. Deshalb ist es wichtig, dass wir unsere Arbeit strukturieren, schützen und an veränderte Bedingungen anpassen. Darum geht es beim Zeitmanagement.

Wir strukturieren unsere Arbeit, indem wir einen Zeitplan, einen Planer oder andere Hilfsmittel verwenden, die die Zeit systematisch darstellen. Konkret hängt das mit Fragen zusammen wie „Habe ich eine tägliche Routine?“ oder „Sind meine Aktivitäten den Tag über aufeinander abgestimmt?“
Wir schützen unsere Arbeit, indem wir der Zeit Grenzen setzen, um Eindringlinge abzuwehren. Dazu gehört etwa, dass wir zeitraubende Anfragen von Kolleg:innen ablehnen oder beim Abendessen mit der Familie das Arbeitstelefon ausschalten und uns aus dem Arbeits-Mailaccount ausloggen. Eine Frage, die man sich zum Thema Schutz stellen kann, ist beispielsweise „Tue ich oft Dinge, die meine Arbeit beeinträchtigen, nur weil ich nicht gerne Nein sage?“
Die Arbeit an veränderte Bedingungen anzupassen, bedeutet schlicht und ergreifend, bei der Strukturierung der Zeit flexibel zu sein, wenn es die Umstände erfordern. Beispiele für entsprechende Fragen sind etwa „Nutze ich Wartezeiten?“ oder „Überprüfe ich regelmässig meinen Tagesplan?“.

Neben diesen Leitprinzipien gibt es eine Vielzahl von Strategien, mit denen das Zeitmanagement leichter und besser gelingt. Im akademischen Bereich haben sich vor allem neun davon als effektiv erwiesen.

Neun Zeitmanagement-Strategien

1. Regelmässige Arbeitszeiten
   Regelmässige Arbeitszeiten helfen dabei, die Arbeit vor anderen konkurrierenden Aufgaben zu schützen und beständig am Ball zu bleiben.
2. Kurze Zeitblöcke
   Ideal sind Zeitblöcke von 30 bis 60 Minuten. Solche Blöcke fördern zudem, dass wir uns Zwischenziele setzen, die wir pro Block erreichen möchten. Dazu können kleine Tools helfen. Besonders beliebt ist die sogenannte Pomodoro-Methode mit Arbeitsblöcken von 25 Minuten, gefolgt von 5 Minuten Pause.
3. Pausen einlegen
   Zwischen den Zeitblöcken ist es wichtig, Pausen von fünf bis zehn Minuten einzulegen, um die Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten.
4. Spezifische Ziele
   Auch bei den einzelnen Zeitblöcken ist es hilfreich, sich statt allgemeiner Ziele möglichst konkrete Ziele zu setzen (vergleiche dazu den Step zum Planen). Also zum Beispiel: „Ich schreibe eine Seite“ statt „Ich schreibe möglichst viel“.
5. Wechselnde Inhalte
   Bei längeren Zeitblöcken können wir uns oft besser motivieren, wenn wir zwischendurch die Inhalte wechseln und nicht bis zur Ermüdung nur an einem Themengebiet arbeiten.
6. Realitätsprüfung
   Mit dieser Strategie können wir unsere Fähigkeiten zum Zeitmanagement langfristig verbessern. Dafür schätzen wir vorab die Zeit, die wir für eine Aufgabe zu brauchen glauben, und gleichen die Schätzung hinterher mit der tatsächlich benötigten Zeit ab. So können wir immer besser einschätzen, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen.
7. Priorisierung
   Einerseits hilft es, die anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit zu ordnen, andererseits ist es häufig sinnvoll, die unangenehmeren Aufgaben zuerst zu erledigen. Unangenehme Aufgaben zuerst anzugehen, hat einen einfachen Grund. Wenn wir eine Arbeitsphase beginnen, können wir uns in der Regel am besten konzentrieren. Später, wenn wir uns den angenehmen Aufgaben zuwenden können, stören uns Gedanken an eine aufgeschobene unangenehme Aufgabe nicht mehr im Arbeitsfluss.
8. Voraussicht
   Wenn es möglich ist, sollten wir unserem Aufgabenplan immer ein wenig voraus sein. So schaffen wir uns einen Puffer, wenn beispielsweise eine Ferienwoche den Zeitplan durcheinander wirbelt.
9. Kalendernutzung
   So trivial es klingt: Es hilft, alle Termine direkt analog oder digital aufzuschreiben, sich Erinnerungen einzurichten und die Zeitpläne systematisch und visuell aufzubereiten. Ein nützliches Tool dafür ist das Open-Source Mail- und Kalenderprogramm Thunderbird. Auch Google Calendar ist bekannt und beliebt. An der Universität Basel bietet Outlook nicht nur E-Mail-Dienste, sondern auch Kalenderfunktionen.