Braucht Ihre NPO ein digitales Update? Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie Investitionen in Digitalisierung planen können und welche Hilfsmittel dafür bestehen.

Fit für die Digitalisierung?

Damit die digitale Transformation organisationsspezifisch mit grösstmöglicher Wirkung umgesetzt werden kann, braucht es eine strategische Auseinandersetzung mit der Thematik. Die digitale Strategie muss dabei mit der gesamten Organisationsstrategie in Einklang gebracht werden und mögliche Investitionen müssen auf die Bedürfnisse der Organisation und deren Mitarbeitenden abgestimmt sein. Ob eine NPO beispielsweise besonders die Generierung von mehr Einnahmen, die Rekrutierung von Freiwilligen oder die erleichterte Berichterstattung als Ziel hat, hat Auswirkungen auf die Planung bezüglich Digitalisierung.

Ein nützliches Modell, welches oft eingesetzt wird, um die ganzheitliche IT-Strategie zu planen, ist die «Unternehmensarchitektur» («Enterprise Architecture»). Dabei wird von einer holistischen Sicht auf die Vernetzung der Organisationsziele mit der IT-Infrastruktur ausgegangen:

IT-Architekturebenen; Quelle: (Dern,2009)

Die Unternehmensarchitektur bietet einen Überblick über den Aufbau und die Struktur verschiedener Anwendungen und deren Vernetzung. Sie ist durch verschiedene Ebenen gekennzeichnet. Auf der Ebene der Geschäftsarchitektur stehen Prozesse wie beispielsweise die Rechnungslegung. Für den Prozess der Rechnungsstellungen werden in einer Organisation oft webbasierte Anwendungen genutzt, die es erlauben, Transaktionen festzuhalten und andere Aufgaben im Bereich der Rechnungslegung zu erledigen. Diese Anwendungen und Programme sind auf der Anwendungsebene zu verordnen. Auf der Infrastrukturebene ist es Hardware, im einfachsten Fall PCs und Internetverbindung, die die technische Grundlage für die Anwendungen bieten. Das Modell der Unternehmensarchitektur hilft, die Ebenen aufeinander aufzubauen und die Infrastruktur und Anwendungen gemäss Organisationszielen auszurichten. Der nächste Abschnitt wird genauer auf die konkrete Umsetzung einzelner Anwendungsfälle eingehen.

Umsetzung

Die gesamte Umsetzung der digitalen Transformation der Organisation von Beginn weg zu planen, ist unmöglich. Einen groben Plan und eine Stossrichtung zu haben, ist natürlich wichtig, aber in der Umsetzung macht ein agiler Ansatz Sinn, bei welchem nur einzelne Teilschritte komplett geplant werden. Nach der Fertigstellung eines Teilschrittes werden in einem iterativen Prozess die Ergebnisse evaluiert und evtl. Anpassungen am ursprünglichen Plan vorgenommen.

Konkret heisst dies, dass zu Beginn mögliche Anwendungsfälle von digitalen Technologien in der Organisation identifiziert werden sollten. Einige Beispiele für die operativen Bereiche, in denen die Digitalisierung erhebliche Auswirkungen haben kann, sind die Mittelbeschaffung resp. das Fundraising, Einbeziehung von Stakeholdern, Kampagnenmanagement, Freiwilligenmanagement, Prozessautomatisierung, Kontakt- und Spendenmanagement, Datensicherheit, Anbieten flexibler Arbeitsmodalitäten, Erfüllung der Spenderberichtsanforderungen und Datenmanagement.

Es empfiehlt sich, die einzelnen Anwendungsfälle anzugehen und festzuhalten, welche Bereiche der Unternehmensarchitektur betroffen sind. Dann kann die Situation vor und nach der digitalen Transformation eines Prozesses evaluiert werden und der Aufwand, unter anderem Kosten oder Personalaufwand, festgehalten werden. Dabei gilt es auch die Umverteilung von Ressourcen zu beachten, die durch die Umsetzung nötig wird. Durch diese einfache Aufstellung von Kosten und Erträgen kann die Sinnhaftigkeit einer Anwendung in einem spezifischen Fall analysiert werden. Als Beispiel kann das Fundraising einer NPO genommen werden: Eine NPO, die bis anhin durch Briefpost Spenden gesammelt hat, möchte nun auch digitales Fundraising betreiben. Dafür richtet sie auf der Webseite eine Möglichkeit für Onlinespenden ein. Die Umsetzung dieses Projekts bedarf der Definition der Anforderungen eines Nutzers an diese Funktion der Webseite und die einzelnen Schritte, die der Nutzer bei einer Onlinespende durchläuft. Dadurch kann die Sinnhaftigkeit evaluiert werden. Eine zentrale Entwicklung, die mit der Digitalisierung einhergeht, ist der Fokus auf die Bedürfnisse der Nutzer einer Anwendung. Die «User Story» ist eine oft genutzte Methode, um einen Prozess in Schritten aus Sicht des Nutzers zu betrachten. So soll eine möglichst gute «User Experience» geboten werden. Viele Techniken, wie z. B. Design Thinking, eignen sich aufgrund ihrer Agilität und Flexibilität besonders für die Gestaltung digitaler Prozesse.

Bei allen möglichen Anwendungsfällen sollte zudem überprüft werden, welche Aspekte an andere Anspruchsgruppen verlagert werden können und was organisationsintern gemacht werden sollte. Für NPO bieten sich hier auch viele Möglichkeiten durch den Einsatz von Freiwilligen in der IT, beispielsweise in der Erstellung von Inhalten für soziale Medien. Besonders im Bereich Datensicherheit lohnt sich ein Blick nach aussen und eine Beratung durch Fachkräfte.

Die Führung dieser Prozesse und die soziale Komponente sind zentral für die Umsetzung einer digitalen Transformation. Die Veränderung wird unabdinglich Auswirkungen auf die Kultur der Organisation haben. In diesem Prozess ist fehlende Unterstützung des Managements einer der grössten Faktoren für das Scheitern der Umsetzung. Es wird Mitarbeitende geben, die sich über effizientere Prozesse und eine veränderte Arbeitsweise freuen, während andere technisch überfordert und frustriert sind. In vielen Fällen werden Schulungen des Personals in der Nutzung digitaler Tools notwendig sein. Die Anforderungen an Führungskräfte sind dementsprechend hoch, denn der Wandel muss aktiv begleitet, unterstützt und gelenkt werden.

Tools

Die Sarah Wiener Stiftung fokussiert sich in ihrer Arbeit auf die Ernährungsbildung. Sie bringt Kindern die Welt des Kochens und der Lebensmittel näher. Das Wachstum der Stiftung in den letzten Jahren verlangte eine effizientere Art, mit ehemaligen Teilnehmenden von Fortbildungen in Kontakt zu bleiben. Zur Verwaltung und schnellen Bearbeitung von Anfragen nutzt die Stiftung das CRM-System von Salesforce.¹

Die Übersichtlichkeit und Einfachheit der Nutzung bietet viele Vorteile in der Verwaltung. Die Nutzung eines CRM-Systems für die Verwaltung von Kontakten ist nur ein möglicher Einsatzbereich von digitalen Tools. Viele Tools sind kostenfrei verfügbar oder können mit einer kostenfreien Version getestet werden, was der Ressourcenknappheit von NPO entgegenkommt. Andere Bereiche, für welche ähnliche Ansätze in Frage kommen, sind die durch die Pandemie sehr bekannten Kommunikations- und Kollaborationstools, wie beispielsweise Zoom oder Miro. Bezüglich der Adoption neuer Tools lohnt sich ein Austausch mit dem persönlichen Netzwerk. Durch Austausch im Sektor kann von den Erfahrungen anderer profitiert werden.

Andere Bereiche, für welche digitale Tools vorhanden sind, sind folgende:

• Freiwilligenmanagement (z. B. Volunteers for Salesforce)
• Cybersecurity-Software (z. B. ein Antiviren Programm)
• Spendenmanagement (z. B. Bloomerang)
• Antragsmanagement für Förderstiftungen (z. B. AlphaFoundation)
• Marketing-Automation (z. B Sendinblue)
• Analytics (z. B. Google Analytics)

Oft gibt es spezifische Angebote für NPO: Beispielsweise bieten Microsoft und andere Anbieter auf der Plattform https://www.stifter-helfen für NPO kostenlose oder verbilligte Software an. Auf der Plattform werden auch Kurse zur Verwendung der Software angeboten. Eine englischsprachige Alternative für Kurse bietet Techsoup in Kollaboration mit Microsoft an.²

Aufgaben

1. Wie empfinden Sie die Kultur in Ihrer Organisation bezüglich der digitalen Transformation? Welche Voraussetzungen müssten erfüllt sein, damit eine solche Veränderung in Ihrer Organisation erfolgreich ablaufen kann?
2. Welchen spezifischen Anwendungsfall sehen Sie in Ihrer Organisation für den Einsatz digitaler Technologien? Planen Sie stichwortartig die Umsetzung.

Autor: Lucca Nietlispach

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