Mit einer gesetzlichen Grundlage allein ist es für die Bekanntgabe nicht getan. Auch hier gelten, wie beim Bearbeiten, weitere Grundsätze.

Erstens gilt das Verhältnismässigkeitsprinzip nach § 9 Abs. 3 IDG: Eine Bekanntgabe von Personendaten muss immer verhältnismässig sein. Das heisst, ein öffentliches Organ darf nur diejenigen Personendaten bekannt geben, die für den Zweck, zu dem sie bekannt gegeben werden sollen, geeignet und erforderlich sind und deren Bekanntgabe der betroffenen Person zumutbar ist. Es dürfen also nicht mehr Personendaten bekannt gegeben werden, als die Empfängerin zu ihrer Aufgabenerfüllung benötigt.

Zweitens gilt das Zweckbindungsprinzip (§ 12 IDG): Grundsätzlich dürfen Personendaten nur zu dem Zweck bearbeitet werden, zu dem sie erhoben worden sind. Mit der Bekanntgabe der Personendaten an ein anderes öffentliches Organ oder an einen Dritten kann allerdings eine Zweckänderung verbunden sein. Der ursprüngliche Zweck, zu dem das eine öffentliche Organ die Personendaten vor der Bekanntgabe bearbeitet hat, muss nicht zwingend der gleiche Zweck sein, zu dem das andere öffentliche Organ oder die Drittperson die Daten nach Erhalt bearbeiten wird. Wenn beispielsweise die Sozialhilfe der Steuerverwaltung bekannt geben darf, wie viel Sozialhilfe eine steuerpflichtige Person bezogen hat, dann wechselt der Zweck: von der Bekämpfung der Bedürftigkeit zur Veranlagung der Einkommenssteuer. Diese Zweckänderung wird aber in der Regel durch die gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe oder durch die Einwilligung der betroffenen Person im Einzelfall gerechtfertigt.

Drittens gilt das Prinzip der Transparenz (§ 15 IDG): Erhebt ein öffentliches Organ Daten über eine Person bei einem anderen öffentlichen Organ oder auch bei Privaten, dann muss es die betroffene Person über diese Datenerhebung aktiv informieren. Die bekanntgegebenen Daten müssen zudem richtig sein, das heisst, es gilt ebenfalls das Prinzip der Integrität (§ 11 IDG).

Und schliesslich muss auch die Informationssicherheit gewährleistet sein (§ 8 IDG): Das öffentliche Organ muss Informationen bei deren Bekanntgabe an andere durch angemessene organisatorische und technische Massnahmen schützen.